การบันทึกและการรายงานผล (Recording and Reporting)

เผยแพร่เมื่อ: 15/10/2564
เขียนโดย อาจารย์ ดร.วรวิช นาคแป้น
อาจารย์ประจำหลักสูตรอาชีวอนามัย ความปลอดภัยและสิ่งแวดล้อม
สาขาวิชาวิทยาศาสตร์สุขภาพ มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช...,

เรื่อง การบันทึกและการรายงานผล (Recording and Reporting)

องค์ประกอบสุดท้ายที่เป็น กระบวนการที่จะปรากฎในทุก ๆ กระบวนการในการบริหารจัดการความเสี่ยง คือ การบันทึกและการรายงานผล จะเห็นได้ว่าขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนที่กำหนดให้ทุกกิจกรรมของการบริหารจัดการความเสี่ยงต้องมีการบันทึกอย่างเป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งในท้ายที่สุดข้อมูลทั้งหมดจะถูกรวบรวมให้แก่คณะทำงานที่มีอำนาจในการตัดสินใจ

การบันทึกและการรายงานผล (Recording and Reporting) เป็นกระบวนการที่หลาย ๆ คนยังเข้าใจผิดว่า การบันทึกและการรายงานจะเกิดขึ้นตอนที่ความเสี่ยงได้รับการจัดการ (Risk Treatment) เป็นที่เรียบร้อยแล้ว แต่ความเป็นจริงในขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนที่ควรจะเกิดขึ้นทันทีหลังจากที่มีการติดตามและการทบทวน (Monitoring and Review) ให้ได้มาซึ่งข้อมูลในลักษณะที่สามารถเผยแพร่ได้ เพื่อประโยชน์ในการสื่อสารความเสี่ยง (Risk Communication) จะเห็นได้ว่า 3 องค์ประกอบที่อยู่รอบนอกนั้นมีความเกี่ยวเนื่องกันในทุกขั้นตอน

  วัตถุประสงค์ของการบันทึกและการรายงานผล ประกอบไปด้วย
      1. เพื่อการสื่อสารกิจกรรม/โครงการ ในการบริหารจัดการความเสี่ยง และ ผลลัพธ์ของกิจกรรมให้ทุกคนได้รับรู้อย่างเหมาะสม
      2. เพื่อเป็นแหล่งข้อมูลสำคัญสำหรับการตัดสินใจในเชิงนโยบาย
      3. เพื่อใช้เป็นข้อมูลพื้นฐานสำหรับการพัฒนากิจกรรม/โครงการ ในการบริหารจัดการความเสี่ยง ที่จะเกิดอีกในอนาคต
      4. เพื่อเป็นการสร้างปฏิสัมพันธ์ และ ยกระดับการมีส่วนร่วมของผู้ที่มีส่วนได้ส่วนเสียภายในองค์กร
      5. ความจำเป็นในการบันทึกตามกฎหมาย ข้อบังคับ และข้อปฏิบัติ

การรายงานผลของทุกกิจกรรมนั้นอาจจะมีความแตกต่างขึ้นอยู่ลักษณะและความจำเป็นของผู้รับข้อมูล เช่น พนักงานระดับปฏิบัติการ จะได้รับข้อมูลในเชิงผลการปฏิบัติ และ พนักงานในระดับบริหารจะได้รับข้อมูลในเชิงการบริหารจัดการ งบประมาณ เป็นต้น ฉะนั้นเอกสารรายงานก็จะมีข้อมูลที่มีความจำเพาะเจาะจงกับกลุ่ม รวมไปถึงวิธีการรายงานผล ข้อมูลชั้นความลับ และ ความถี่ของการรายงานผล